Jo vairāk izmantojat Microsoft Outlook pastkasti, jo vairāk pastkaste pieaug. Ja jūs domājat par to, tas ir diezgan līdzīgs tam, kā papīri mēdz krāties uz jūsu rakstāmgalda. Bet ko jūs varat darīt, kad kaudze kļūst tik liela, ka ar to jātiek galā? Reālajā dzīvē jūs varat atvēlēt laiku, lai kārtotu katru dokumentu un uzglabātu tos svarīgos papīrus, vienlaikus izmetot mazāk svarīgos. Par laimi jūs varat atjaunot to pašu procesu programmā Outlook.
Bez izņēmuma katra Outlook versija atbalsta arhivēšanu. Pat vairāk, jums ir vairākas izvēles iespējas, kad arhivēt savus vienumus programmā Outlook. Visērtākais veids ir izmantot AutoArchive, lai risinātu vecākus ziņojumus, tikšanās un uzdevumus. Vēl viens veids, kā to izdarīt, ir manuāla arhivēšana, lai ziņojumus pārvietotu uz noteiktu mapi. Bet ātrākais veids ir izmantot Arhīvu poga, kas atrodas Fails Izvēlne.
Paturiet prātā, ka Outlook arhivēšanas nolūkos saglabā noklusējuma mapi, kuru nevar izdzēst. E-pasta arhivēšana palīdzēs uzturēt tīru veikalu, atvieglojot vecāku e-pasta ziņojumu meklēšanu, vienlaikus saglabājot iesūtni nepārblīvētu.
Tālāk ir sniegta virkne rokasgrāmatu, kas visādā ziņā palīdzēs jums arhivēt vienumus programmā Outlook. Sāksim!
1. metode: manuāli arhivējiet ziņojumus ar vienu darbību
Šī metode ir ātrākais veids, kā vienu vai vairākus ziņojumus pārvietot uz mapi Arhīvs. Šie arhivētie faili joprojām būs pieejami, izmantojot meklēšanas lodziņu vai manuāli pārejot uz Arhīvu mapi. Arhivētos vienumus var apskatīt arī mobilajās ierīcēs, apmeklējot vietni Arhīvu mapi. Šeit ir īss ceļvedis par vienumu manuālu arhivēšanu programmā Outlook 2016:
- Atveriet programmu Outlook un mapē atlasiet vienu vai vairākus ziņojumus Iesūtne vai jebkuru citu mapi.
- Noklikšķiniet uz Arhīvu ikona iekšpusē Dzēst grupa. Arhīva ikona ir redzama tikai lentes iekšpusē programmā Outlook 2016.
Piezīme: Jūs varat arī nospiest Backspace taustiņš lai sasniegtu to pašu rezultātu. - Jums vajadzētu būt iespējai atrast savus ziņojumus iekšpusē arhīviem mapi.
Piezīme: Mape Arhīvs tiek automātiski izveidota, pat ja jūs to nekad iepriekš neizmantojāt. Ja nevarat redzēt mapi Arhīvs, dodieties uz Fails> Office konts> Atjaunināšanas opcijas un noklikšķiniet uz Atjaunināt tagad .
Piezīme: Jūs varat arī nospiest Backspace taustiņš lai sasniegtu to pašu rezultātu.
Piezīme: Mape Arhīvs tiek automātiski izveidota, pat ja jūs to nekad iepriekš neizmantojāt. Ja nevarat redzēt mapi Arhīvs, dodieties uz Fails> Office konts> Atjaunināšanas opcijas un noklikšķiniet uz Atjaunināt tagad .2. metode: funkcijas AutoArchive izmantošana
Outlook ir automātiska funkcija, kas spēj arhivēt objektus ar nosaukumu AutoArchive. Šo funkciju var ieprogrammēt, lai arhivētu vienumus regulāri. Visām Outlook versijām ir atbalsts arhivēšanai. Atšķirība ir tāda: automātiskā arhivēšana programmā Outlook 2010 un jaunākās versijās pēc noklusējuma ir izslēgta.
Pēc AutoArhīvs ir iespējots, lietotāji var iestatīt rekvizītus katrai mapei, kuru vēlas arhivēt. Paturiet prātā, ka, arhivējot e-pastu, tas tiks pārvietots uz citu PST failu un vairs nebūs pieejams galvenajā PST failā. Šeit ir īss ceļvedis par automātiskās arhivēšanas iespējošanu un izmantošanu:
Kā iespējot un konfigurēt automātisko arhivēšanu
- Pagriezties AutoArhīvs ieslēdziet, pārejiet uz Fails> Opcijas . Kad esat iekļuvis programmā Outlook Iestatījumi , noklikšķiniet uz Papildu cilni, lai to virzītu uz priekšu, pēc tam noklikšķiniet uz Automātiskās arhivēšanas iestatījumi .
Piezīme: Programmā Outlook 2007 un vecākās versijās varat atrast AutoArhīvs iestatījumi Rīki> Iespējas> Citi . - Ja viss ir pelēks, jums jāatzīmē izvēles rūtiņa blakus Palaidiet AutoArchive lai iespējotu AutoArhīvs.
- Tagad ir pienācis laiks konfigurēt, kā rīkosies AutoArchive. Sāciet, izvēloties, cik bieži vēlaties palaist automātisko arhīvu. Noklusējums ir 14 dienas, bet, ja vēlaties to uzturēt tīru, iestatiet to kaut kur starp 2 un 6.
- Ja vēlaties saņemt paziņojumu pirms automātiskās arhivēšanas sākuma, atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus Uzvediet, pirms darbojas AutoArchive . Ir ieteicams izmantot šo iespēju, jo automātiskā arhivēšana var traucēt jūsu darbu.
- Lai izvairītos no arhīva aizpildīšanas ar nevajadzīgiem e-pastiem, ieteicams pamest Dzēst, kad ir beidzies e-pasta ziņojums . Ja atspējojat Arhivēt vai dzēst vecos vienumus, tikai dzēstie ziņojumi, kuru derīguma termiņš ir beidzies, tiks pilnībā izdzēsti.
- Ja vēlaties, lai arhīva mape būtu redzama programmā Outlook, jums tas jāiespējo Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā.
- Tagad iestatiet noklusējuma mapes iestatījumus arhivēšanai.
- Pēc tam iespējojiet slēdzi blakus Pārvietot vecos vienumus uz un noklikšķiniet Pārlūkot lai iestatītu ceļu uz vietu, kur vēlaties, lai jūsu vienumi tiktu arhivēti. Sist Labi lai apstiprinātu iestatījumus.
Piezīme: Programmā Outlook 2007 un vecākās versijās varat atrast AutoArhīvs iestatījumi Rīki> Iespējas> Citi .
Kad esat iespējojis un konfigurējis automātisko arhivēšanu, tas automātiski izpildīs savu darbu noteiktajā laikā. Varat apstiprināt, ka tas darbojas, pārbaudot, vai Arhīvi mape tiek aizpildīta.
AutoArchive rekvizītu konfigurēšana atsevišķām mapēm
Pēc funkcijas AutoArchive konfigurēšanas varat pievienot papildu vadības slāni, katrai mapei iestatot īpašus rekvizītus. Tā ir izplatīta prakse tādām mapēm kā Dzēstie vienumi vai Spams lai izmantotu citas AutoArchive īpašības nekā jūsu galvenā e-pasta mape.
Piezīme: Ja mapei nenosakāt atsevišķus automātiskās arhivēšanas iestatījumus, tā automātiski izmantos iepriekš konfigurētos globālos automātiskās arhivēšanas iestatījumus.
Šeit ir īss ceļvedis par atsevišķu AutoArchive rekvizītu iestatīšanu mapei:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes, kuru vēlaties apstrādāt, un noklikšķiniet uz Rekvizīti.
- Noklikšķiniet uz AutoArhīvs cilni, lai to virzītu uz priekšu. Šeit ir atlasīti iestatījumi, kas tiks piemēroti tikai šai mapei.
- Varat izslēgt automātisko arhivēšanu šai mapei, noklikšķinot uz Neaparhivējiet šajā mapē esošos vienumus .
- Lai ignorētu globālos automātiskās arhivēšanas iestatījumus, noklikšķiniet uz Arhivējiet šo mapi, izmantojot šos iestatījumus un veiciet izmaiņas zemāk. Klikšķis Piesakies lai apstiprinātu iestatījumus.
Piezīme: Paturiet prātā, ka šie iestatījumi neattieksies uz kādu no šīs mapes apakšmapēm. Jums būs jāpārveido katrs no tiem.
Piezīme: Paturiet prātā, ka šie iestatījumi neattieksies uz kādu no šīs mapes apakšmapēm. Jums būs jāpārveido katrs no tiem.3. metode: E-pastu manuāla arhivēšana, izmantojot Cleanup Tools
Ja neesat liels automatizācijas cienītājs, ir pieejams vidusceļa risinājums, kas ļaus jums arhivēt lielapjomā ar vēl lielāku kontroli. Izmantojot šo metodi, jūs varat arhivēt visu mapi kopā ar tās apakšmapēm. Ja nevēlaties gaidīt, kamēr sāk darboties AutoArchive, varat to izdarīt pats un izvēlēties, kur tos saglabāt. Lūk, kas jums jādara:
- Noklikšķiniet uz Fails cilni un pēc tam dodieties uz Informācija un izvērsiet nolaižamo izvēlni no Tīrīšanas rīki. Atlasiet Arhīvu no nolaižamās izvēlnes.
- Atlasiet Arhivējiet šo mapi un visas apakšmapes un noklikšķiniet uz mapes, kuru vēlaties arhivēt.
- Ja vēlaties, lai visi jūsu Outlook dati tiktu arhivēti, saraksta augšdaļā noklikšķiniet uz savas e-pasta adreses.
- Izmantojiet nolaižamo izvēlni blakus Arhivējiet vienumus, kas vecāki par lai izvēlētos arhivējamo vienumu jaunāko datumu. Visi vienumi, kas vecāki par šajā izvēlnē iestatīto datumu, tiks arhivēti.
- Varat arhivēt vienumus, kas iepriekš tika izslēgti no automātiskās arhivēšanas, atzīmējot izvēles rūtiņu blakus Iekļaujiet vienumus ar AutoArchive .
- Izmantojiet Pārlūkot pogu, lai iestatītu ceļu uz vietu, kur vēlaties saglabāt savu PST arhīvu. Klikšķis Labi lai sāktu procesu.
Drīz pamanīsit, ka daži e-pasta ziņojumi tiks pārvietoti no noklusējuma mapēm uz arhivēto pst failu.
Piezīme: Arhivētajam failam vajadzētu kļūt pieejamai programmā Outlook kā mapei. Ja kāda iemesla dēļ tas nenonāk Fails un noklikšķiniet Atvērt un eksportēt . Pēc tam noklikšķiniet uz Atveriet Outlook datu failu , dodieties uz sava arhīva atrašanās vietu un nospiediet labi .
